1. Responsable du traitement
Vos données personnelles sont traitées par VARDA, SAS au capital de 1 000 € (nom commercial Varda Propreté & Services), RCS Toulouse 105 374 763, dont le siège est situé 6, place du Président Thomas Wilson, 31000 Toulouse.
Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : rgpd@vardaps.com, ou par courrier à l'adresse du siège.
2. Données collectées, finalités et durées
Nous ne collectons que les données utiles à chaque démarche. Les champs obligatoires sont signalés dans les formulaires.
| Traitement | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Demande de devis | Nom, société, e-mail, téléphone, type de locaux, surface, fréquence, message | Mesures précontractuelles prises à votre demande | 3 ans après le dernier contact |
| Demande de rappel | Téléphone, objet de la demande, créneau souhaité | Mesures précontractuelles prises à votre demande | 3 ans après le dernier contact |
| Appels au standard | Numéro de téléphone, enregistrement et transcription de l'appel, message transmis à l'équipe (identité, motif, coordonnées données pendant l'appel) | Intérêt légitime de VARDA à traiter et suivre les demandes reçues par téléphone | Enregistrement et transcription : 6 mois. Message : 3 ans après le dernier contact, ou durée du contrat pour un client |
| Programme partenaires | Coordonnées du recommandant, établissement et contact recommandés, besoin exprimé | Intérêt légitime de VARDA à développer son activité par la recommandation | 3 ans après le dernier contact |
| Candidatures | Identité, téléphone, e-mail, poste, secteur, disponibilités, CV le cas échéant | Mesures précontractuelles prises à votre demande | 2 ans après le dernier contact |
| Gestion des clients et de l'espace client | Coordonnées des interlocuteurs, sites, passages, contrôles qualité, demandes, factures | Exécution du contrat et obligations légales | Durée du contrat, puis 5 ans. Pièces comptables : 10 ans |
| Mesure d'audience du site | Pages consultées, durée de visite, type d'appareil et de navigateur, provenance, identifiant de cookie | Votre consentement, recueilli par le bandeau cookies | Cookies : 13 mois. Statistiques : 14 mois |
| Prospection commerciale auprès de professionnels | Nom, fonction, coordonnées professionnelles, entreprise | Intérêt légitime de VARDA à faire connaître ses services | 3 ans après le dernier contact |
Pour la prospection, les coordonnées professionnelles proviennent de sources publiques (annuaires professionnels, sites internet des entreprises, registres officiels) et de bases de données professionnelles. Nos messages portent sur des services en rapport avec votre activité, et chacun comporte un moyen simple de vous opposer à tout nouvel envoi.
Lorsque vous recommandez une personne, vous vous engagez à l'avoir informée au préalable. VARDA l'informe à son tour lors du premier contact.
Les appels reçus par notre standard peuvent être enregistrés et transcrits. Lorsque personne n'est disponible, et en dehors des horaires d'ouverture, l'appel est pris en charge par Clara, une assistante virtuelle qui fonctionne avec l'intelligence artificielle de notre prestataire Allo et rédige un message pour notre équipe. Vous pouvez vous opposer à l'enregistrement en le signalant pendant l'appel ou en écrivant à rgpd@vardaps.com : l'enregistrement est alors supprimé et seul le message utile au traitement de votre demande est conservé.
3. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont destinées aux seules personnes habilitées de VARDA. Elles peuvent être communiquées à nos sous-traitants, dans la limite de leurs missions et sous engagement de confidentialité :
- HESPEROS FRANCE, société présidente de VARDA, pour les fonctions administratives et de gestion qu'elle assure ;
- Wix, pour l'hébergement du site, la réception des formulaires et la mesure d'audience (Wix Analytics) ;
- Google, pour notre messagerie professionnelle (Google Workspace) et la mesure d'audience (Google Analytics, déployé avec Google Tag Manager) ;
- Clever Cloud, pour l'hébergement de l'espace client, en France ;
- Brevo, pour l'envoi des e-mails de l'espace client (liens de connexion et notifications) ;
- Pennylane, pour la facturation et la comptabilité ;
- Instantly, pour l'envoi de nos e-mails de prospection ;
- Allo, pour notre standard téléphonique, son assistante virtuelle et les demandes de rappel.
Vos données ne sont jamais vendues.
4. Transferts hors de l'Union européenne
Certains de nos prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou, à défaut, par les clauses contractuelles types qu'elle a adoptées.
| Prestataire | Pays concernés | Garantie |
|---|---|---|
| Wix | Israël, États-Unis | Décision d'adéquation pour Israël. Cadre de protection des données UE-États-Unis ou clauses contractuelles types pour les États-Unis |
| Google (Workspace, Analytics, Tag Manager) | États-Unis | Cadre de protection des données UE-États-Unis, complété par des clauses contractuelles types |
| Instantly | États-Unis | Clauses contractuelles types |
| Allo | Certains de ses sous-traitants, notamment pour l'hébergement et l'intelligence artificielle, peuvent être établis hors de l'Union européenne | Clauses contractuelles types |
Clever Cloud, Brevo et Pennylane traitent vos données dans l'Union européenne. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à rgpd@vardaps.com.
5. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures adaptées pour protéger vos données : connexion chiffrée (HTTPS), accès limités aux seules personnes habilitées, authentification pour l'espace client, et choix de prestataires présentant des garanties suffisantes.
6. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition au traitement de vos données. Vous pouvez à tout moment vous opposer à la prospection commerciale. Vous pouvez aussi définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à rgpd@vardaps.com ou par courrier au siège. Nous vous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé dans les cas prévus par la réglementation. Une pièce justificative peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
8. Évolution de la politique
Cette politique peut être mise à jour, notamment en cas d'évolution de nos services ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.
